Demander aux familles de confirmer leur intérêt
Envoyer automatiquement un email « êtes-vous toujours intéressé ? » aux familles en attente, et garder une liste à jour sans passer d’appels.
Après plusieurs mois d'attente, certaines familles ont trouvé une place ailleurs ou n'ont plus besoin de bilan, sans vous prévenir. Les demandes de confirmation leur posent la question par email, à votre place.
La famille répond en un clic, sans compte ni mot de passe. Sa réponse met la fiche à jour automatiquement.
Activer les confirmations
Ce réglage est réservé au ou à la titulaire du compte. Il est désactivé par défaut.
- Ouvrez Cabinet (en bas à gauche du menu), partie Confirmation d'intérêt par email.
- Activez Demander aux familles de confirmer leur intérêt.
- Choisissez le délai entre deux demandes : 1, 2, 3, 4, 6 ou 12 mois.
Les réglages des confirmations par email.
Chaque matin à 10 h, Pratheo envoie une demande aux familles en attente dont l'email est renseigné et dont le dernier contact (dernière relance ou dernière demande, ou à défaut l'inscription) dépasse ce délai. Au plus 50 emails par jour, les familles sans nouvelles depuis le plus longtemps en premier.
Envoyer une demande depuis la fiche
Une fois les confirmations activées, la fiche d'un patient en attente propose Demander une confirmation. La demande part aussitôt à l'email de la famille. Une seule demande est possible toutes les 24 heures.
Pas de bouton ? Ajoutez d'abord l'email de la famille dans la fiche.
Ce que voit la famille
Un email au nom de votre cabinet, avec le nom du patient et un lien. Il ne contient aucune autre information de la fiche. Le lien ouvre une page où la famille choisit :
| Réponse de la famille | Ce que fait Pratheo |
|---|---|
| Toujours intéressée | Ajoute une relance « Confirmé par email » : le patient garde sa place et remonte dans son groupe. |
| Plus intéressée | Archive le patient avec ce motif. |
| Déjà prise en charge ailleurs | Archive le patient avec ce motif. |
Le lien est valable 30 jours et ne sert qu'une fois. Vous pouvez toujours remettre en liste un patient archivé par erreur.
La partie Confirmations par email de la fiche liste les demandes envoyées et les réponses.
Les familles qui ne répondent pas
Après deux demandes restées sans réponse, le patient est marqué Sans réponse dans la file. Il n'est jamais archivé automatiquement pour cette raison et ne reçoit plus de demande automatique.
Retrouvez-les avec le filtre Sans réponse de la file, appelez la famille, puis archivez ou gardez la fiche. Le signalement disparaît dès que la famille relance, répond « toujours intéressée », ou que son email est modifié.
Couper les confirmations
Désactivez l'interrupteur dans la page Cabinet : plus aucun email ne part, ni automatique ni depuis les fiches.