Logiciel pour orthophoniste : comment bien le choisir ?
Agenda, facturation, dossier patient, liste d'attente, RGPD : les critères essentiels pour choisir le ou les bons logiciels pour votre cabinet d'orthophonie.
Il n'existe pas « un » logiciel pour orthophoniste qui ferait tout parfaitement. La plupart des cabinets combinent plusieurs outils, chacun spécialisé dans une partie du travail. Bien choisir, c'est d'abord identifier vos besoins, puis vérifier quelques critères non négociables, en particulier sur la protection des données de santé.
Les grandes familles de logiciels en orthophonie
Télétransmission et facturation
C'est le logiciel indispensable pour les professionnels conventionnés : création des feuilles de soins électroniques, lecture de la carte Vitale, suivi des paiements de l'Assurance maladie et des complémentaires. Il doit être agréé SESAM-Vitale pour la télétransmission.
Agenda et prise de rendez-vous
Agenda partagé du cabinet, rappels SMS aux patients, éventuellement prise de rendez-vous en ligne. Attention : en orthophonie, la prise de rendez-vous en ligne pour un premier bilan est souvent peu adaptée, car la demande doit être qualifiée (âge, motif, prescription) avant de proposer un créneau.
Dossier patient et comptes rendus
Rédaction des bilans, suivi des séances, stockage des comptes rendus et des courriers aux médecins. Ces données sont des données de santé au sens du RGPD et relèvent d'exigences d'hébergement renforcées.
Gestion de la liste d'attente
Souvent le parent pauvre : beaucoup de cabinets la tiennent encore sur papier ou dans un tableur. Pourtant, c'est là que se jouent l'équité d'accès aux soins et une grande partie du temps administratif. Un outil dédié permet de prioriser les demandes, noter les disponibilités, suivre les relances des familles et partager la liste entre collègues.
Les critères à vérifier avant de choisir
1. La simplicité au quotidien
Un logiciel que vous n'ouvrez pas ne sert à rien. Testez-le en conditions réelles pendant la période d'essai : combien de clics pour enregistrer une nouvelle demande ? Est-il utilisable sur téléphone, entre deux séances ?
2. Le travail en équipe
En cabinet de groupe, vérifiez que l'outil gère plusieurs praticiens avec des rôles distincts (titulaire, collaborateurs), un historique des actions par utilisateur, et une facturation adaptée au nombre de praticiens.
3. La protection des données (RGPD)
Les informations sur vos patients sont sensibles, et vous en êtes responsable de traitement. Posez systématiquement ces questions à l'éditeur :
- Où les données sont-elles hébergées ? (Union européenne a minima.)
- L'éditeur est-il certifié HDS (Hébergeur de données de santé) ou s'appuie-t-il sur un hébergeur certifié ? C'est une obligation légale en France pour héberger des données de santé pour le compte de tiers.
- Les données sont-elles cloisonnées entre cabinets ?
- Existe-t-il un contrat de sous-traitance (article 28 du RGPD) ?
- Quelles sont les durées de conservation et comment supprimer une fiche ?
- Les sauvegardes sont-elles chiffrées ?
4. Le modèle tarifaire
Méfiez-vous des coûts cachés : frais d'installation, modules payants, prix par patient. Préférez un abonnement mensuel, sans engagement, avec une période d'essai gratuite suffisamment longue pour vous faire un avis.
5. La réversibilité
Pouvez-vous récupérer vos données si vous changez d'outil ? Un bon éditeur ne vous enferme pas.
Comparatif rapide des besoins
| Besoin | Type d'outil | Critère clé |
|---|---|---|
| Facturer l'Assurance maladie | Logiciel de télétransmission | Agrément SESAM-Vitale |
| Gérer les rendez-vous | Agenda partagé | Synchronisation mobile |
| Rédiger les bilans | Dossier patient | Hébergement HDS |
| Organiser les demandes de bilan | Logiciel de liste d'attente | Priorités, créneaux, relances |
Où se situe Pratheo ?
Pratheo est un logiciel dédié à la liste d'attente des orthophonistes. Il ne remplace ni votre logiciel de télétransmission ni votre agenda : il s'occupe de tout ce qui se passe avant le premier rendez-vous. Priorités et urgences, disponibilités par créneau, suivi des relances, détection des doublons et liste partagée en cabinet.
Il est proposé à partir de 19 € par mois en solo, ou 15 € par praticien et par mois pour les cabinets, avec 14 jours d'essai gratuit, sans engagement.
Pour bien démarrer, lisez aussi nos 7 conseils pour gérer la liste d'attente de votre cabinet.